Kann ein Social Intranet unsere E-Mail-Sucht heilen?

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Kann ein Social Intranet unsere E-Mail-Sucht heilen?

Noch schnell das Dokument in den Anhang laden und an den Kollegen schicken oder mal eben auf die Rundmail für das morgige Mittagessen antworten. Und wo war noch gleich die E-Mail für den Kundentermin morgen? In den meisten Unternehmen ist die E-Mail immer noch das Kommunikations,- und Arbeitsmittel Nummer eins. Wir sind süchtig nach E-Mails. Weltweit werden 293,6 Milliarden E-Mails verschickt – und das täglich. Kein anderer Kommunikationsanal wird so häufig genutzt. Doch woran liegt das? Wieso sind E-Mails so beliebt und wie muss sich die Arbeitswelt sich ändern, dass unsere E-Mail -Sucht besiegt werden kann?

Christoph Lixenfeld bringt in seinem Artikel des CIO Newsletters die beiden Hauptaspekte für E-Mails auf den Punkt: Dank E-Mails können Informationen zum einen gezielt weitergegeben werden. Der Adressat fühlt sich direkt angesprochen und kann die mögliche Relevanz erkennen – und dadurch gegebenenfalls direkt bearbeiten. Zum Anderen dienen E-Mails als klassisches Push-Kommunikationsinstrument. Wenn ich alle E-Mails gelesen habe, fühle ich mich vollumfänglich informiert und kann die Informationen daraus für meine Arbeit verwenden – zumindest macht es den Anschein. E-Mails haben noch weitere, positive Eigenschaften: dank Smartphone können sie von überall und jederzeit abgerufen werden. Außerdem benötigt man keine hohe Medienkompetenz um E-Mails zu schreiben oder sie zu lesen.

Diese Vorteile bilden jedoch zeitgleich auch die Nachteile: die meisten Angestellten wissen nicht, wie sie mit E-Mails vernünftig umgehen müssen. Die Folge: ewiglange Texte, endlose CC-Empfänger-Listen und auch die Antwort-Funktion wird oft nicht richtig genutzt. Es wird an alle geantwortet, wenn nur an einen geantwortet werden sollte und umgekehrt. Da stellt sich die Frage: Wie können wir unsere Arbeit effizienter gestalten und E-Mails den Kampf ansagen? Die Antwortet lautet: durch ein Social Intranet.

Denn eine Social Intranet Plattform kann all das abbilden, was aktuell über E-Mails abgebildet wird. Das personalisierte Informations,- und Wissensmanagement ist möglich, weil auch auf der Plattform eine One-to-one oder One-to-many Kommunikation stattfinden kann. Dafür gibt es extra integrierte Chatportale. Durch das Abonnieren von einzelnen Seiten oder Kollegen haben Sie die wichtigsten Informationen immer auf einem Blick: das scrollen durch den E-Mail Verteiler kann dadurch verhindert werden. Auch können einzelne Inhalte herausgefiltert werden – sodass jeder schnell das findet, was er sucht. Der wohl größte Vorteil gegenüber der E-Mail liegt in der Transparenz. Informationen und Wissen verschwinden nicht mehr in Postfächern von einzelnen Mitarbeitern und stehen dem Unternehmen nicht zur verfügung, wenn diese beispielsweise im Urlaub sind. Jeder Mitarbeiter kann theoretisch jederzeit das Wissen und die Informationen der anderen für seine Arbeit nutzen. Das steigert die Effizienz und die Effektivität.

Wenn mit dem Social Intranet auf der einen Seite gut umgegangen wird und auf der anderen Seite die Plattform an sich gut konfiguriert ist, dann kommt bei jedem Mitarbeiter das an, was für ihn relevant ist. Doch warum hat das Social Intranet aktuell noch keine so hohe Akzeptanz gegenüber der E-Mail? Das liegt zum einen an der fehlenden Medienkompetenz. E-Mails schreiben ist mit keiner hohen Einstiegshürde verbunden. Dadurch, dass dieser Kanal auch im Privatleben genutzt wird, kennen die meisten Mitarbeiter die Schritte bereits, bevor sie in einem Unternehmen anfangen zu arbeiten. Eine Plattform hingegen mit mehreren Funktionen und Tools bringt eine höhere Einstiegshürde mit sich. Demnach fühlt sich die Nutzung des Social Intranets nicht so einfach an, wie eine E-Mail zu schreiben. Die allseits beliebte “Kann ich nicht”-Mentalität gibt dem Social Intranet den Rest: Mitarbeiter fühlen sich wohler mit dem was sie kennen und möchten ungern neue Wege einschlagen, wenn sie dafür zunächst mehr Zeit aufwenden müssen. Die Langfristigkeit, nämlich dass ihre Arbeit dadurch leichter wird, fällt dabei oftmals aus dem Rahmen des Möglichen – zumindest subjektiv.

Wagt man jedoch einen Blick in die Zukunft so ergibt sich die Frage, wie sich ein Social Intranet entwickeln muss, damit es eines Tages die E-Mails ablöst.

Zunächst muss die Usability klarer erlernt werden. Nutzer benötigen Schulungen und Coachings um sich auf der Plattform zurecht zu finden. Doch auch die nutzerfreundliche Gestaltung ist ein wichtiger Faktor bei der Erfolgsmessung: die Plattform sollte intuitiv zu bedienen sein und vom Aussehen an die Unternehmensmarke angepasst sein. Vor allem aber müssen die wichtigsten Anwendungsfälle abgedeckt werden.

Auch künstliche Intelligenz (KI) wird in Zukunft dazu beitragen, dass Social Intranets sich gegen E-Mails durchsetzten können. KI kann die Suche auf der Plattform effizienter machen. Anwender werden dadurch bestmöglich bei der Suche nach Dokumenten oder Ansprechpartnern unterstützt. KI trägt auch zu einem verbesserten Informationszugriff jedes einzelnen bei – dadurch wird der gesamte Informationsfluss im Team oder innerhalb eines Projektes verbessert und Konflikte können vermieden werden. Chatbots sind ebenfalls ein Thema: diese suchen für die Mitarbeiter den richtigen Ansprechpartner – und das in wenigen Sekunden. Außerdem können dadurch zum Beispiel Urlaubsanträge direkt bearbeitet werden. Der Chatbot prüft, ob der Mitarbeiter noch freie Kontingente hat und hat einen Überblick darüber, ob noch andere Kollegen zu der Zeit Urlaub haben. Das erspart der Führungskraft die Zeit der Prüfung und der Mitarbeiter selbst bekommt eine schnelle Rückmeldung und kann so seine Zeit effektiver verplanen. Webagenten können dahingehend unterstützen, dass sie Informationen für die Angestellten heraussuchen und diese direkt aufbereiten. Das spart Zeit und schont die Ressourcen des jeweiligen Mitarbeiters. Dieser kann sich durch die Ersparnis um wichtigere Dinge kümmern und die gesamte Effizienz im Unternehmen nimmt zu.

Letztendlich bieten Social Intranet Plattformen bereits heute deutlich mehr Funktionen als E-Mails. Sie ermöglichen eine effizientere und effektivere Arbeitsweise und durch die beschriebenen zukünftigen Features und die zusätzlichen Voreile von KI können Social Intranet Plattformen in Zukunft das Arbeiten deutlich vereinfachen. Es gilt deswegen schon heute, die Medienkompetenz der eigenen Mitarbeiter zu erweitern. Natürlich sind Social Intranet Plattformen und andere Collaborationsplattformen technisch heute noch nicht so weit, dass sie von der Einfachheit der Nutzung mit E-Mails gleichgesetzt werden können. Nachbesserungen und stetiger Fortschritt werden auch in Zukunft nötig sein um die Mitarbeiter von ihrer E-Mail Sucht zu befreien. Aber die Mitarbeiter selbst müssen auch bereit sein, sich darauf einzulassen und ihre eigene Medienkompetenz Steiger. Sie müssen das persönliche Informationsmanagement nutzen und umsetzten. Das ist in der Regel ein initialer Aufwand und nichts, was fortlaufend immer wieder gemacht werden muss. Ist die Barriere also einmal überwunden, so können Arbeitsabläufe langfristig effizienter und strukturierter gestaltet werden. Das wiederum ist jedoch an die Bedingung geknüpft, dass der Arbeitgeber bei der Einführungsphase die Mitarbeiter bei der Nutzung der Platform unterstützt.

Wenn das passiert kann sich die wahrgenommene Informationsflut in einen geregelten Informationsfluss entwickeln, den jeder Mitarbeiter für sich selbst steuern kann.

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