Vom Erfolg und Scheitern des Social Intranets -Teil 2

Vom Erfolg und Scheitern des Social Intranets -Teil 2

Prozesse digitalisieren – aber richtig!

In einem Unternehmen gibt es oft mehrere hundert Prozesse, die meisten davon laufen täglich mehrmals ab. Das Schreiben einer Rechnung, die Bearbeitung von E-Mails oder der Einkauf von neuen Materialien sind typische Prozesse, die uns im Büroalltag begegnen. Eine Social Intranet Plattform kann helfen, diese Prozesse zu digitalisieren und so die Arbeit der Angestellten zu beschleunigen und vereinfachen. Allerdings lohnt es sich nicht bei jedem Prozess, ihn zu digitalisieren. Warum die Digitalisierung eines Prozesses sinnvoll ist und was man dabei beachten sollte, das wollen wir im zweiten Teil unserer Reihe „Vom Erfolg und Scheitern des Social Intrantes“ genauer untersuchen.

Dabei geht es zunächst darum, sich vor Augen zu führen, warum es sinnvoll ist, überhaupt aufDigitalisierung zu setzten. Zum einen wird das Unternehmen attraktiver für die Mitarbeiter. Durch Einführungen von Social Collaboration Plattformen kann den Angestellten beispielsweise Arbeiten im Home-Office ermöglicht werden. Auch die Kommunikation untereinander kann dadurch vereinfacht werden. Durch die Share-Funktion von Dokumenten auf der Plattform können alle Mitarbeiter zeitgleich an einem Dokument arbeiten, was die Arbeit an sich transparenter und effizienter werden lässt. Doch nicht nur das Unternehmensbild nach innen wird verbessert, auch das Bild gegenüber Kunden wird positiv verstärkt. Das Unternehmen wirkt moderner und innovativer für potenzielle neue Geschäftspartner. Digitalisierung ist auch eine Form der Nachhaltigkeit. Durch die neue Plattform können Angelegenheiten auch dann verarbeitet werden, wenn der zuständige Kollege eigentlich im Urlaub ist. Das fördert die Effizienz und kommt auch beim Kunden gut an: Projekte müssen nicht mehr pausieren. Gleichzeitig bleibt das Unternehmen dadurch wettbewerbsfähig. Gerade kleine und mittelständische Unternehmen sind gezwungen mit der Zeit zu gehen und in Innovationen zu investieren. Den großen Unternehmen schadet dieses Vorgehen aber auch nicht, für beide gilt: wer nicht mit der Digitalisierung geht, den überholen die Konkurrenten. Auf ohnehin schon umkämpften Märkten ist es also umso sinnvoller gewisse Prozesse zu digitalisieren um auf dem Markt zu bestehen. Wer Mut zum Wandel hat erhöht ebenfalls die Chance auf nachhaltigen Erfolg. Wissen geht nicht mehr verloren und die Mitarbeiter untereinander können sich besser vernetzten und kommunizieren.

Diese Vielzahl an Gründen sprechen für die Digitalisierung von Prozessen. Aber all das führt ins Leere, wenn die Mitarbeiter nicht von Anfang an einbezogen werden. Die meisten Mitarbeiter haben Angst vor großen Neuerungen im Unternehmen und besitzen eventuell auch nicht die nötige Medienkompetenz um sich genügend mit der Plattform vertraut zu machen und diese zielführend zu nutzen. Am besten werden die Mitarbeiter gezielt danach gefragt, welche Prozesse ihrer Meinung nach digitalisiert werden sollten. Sind diese Prozesse zusammengetragen geht es daran, die Prozesse tatsächlich zu digitalisieren. Eine Prozessdigitalisierung kann aus folgenden vier Schritten bestehen: Analyse, Planung, Umsetzung und Kontrolle.

Im heutigen Teil der “Vom Erfolg und Scheitern des Social Intranets”-Reihe soll es jedoch hauptsächlich um die Analyse gehen. Die Analysephase wurde zwar bereits im Abschnitt zuvor angeschnitten, aber aufgrund der Relevanz sei auch an dieser Stelle noch einmal betont, dass es für den Erfolg der neuen Social Intranet Plattform elementar ist, die Mitarbeiter frühzeitig in den Prozess miteinzubeziehen. Umfragen oder Abteilungsmeetings können helfen, jene Prozesse zu filtern, die aktuell das Arbeiten der Mitarbeiter erschweren, da sie nicht digital abgebildet werden. Wichtig ist es, die Stolpersteine herauszufiltern also die Aktionen, die aktuell nicht effizient funktionieren. Während dieser Phase sollte immer wieder gefragt werden, wie die einzelnen Prozesse durch die Digitalisierung unterstützt werden können. Manchmal kann es sinnvoll sein, nur einen Teil des Prozesses zu digitalisieren. Während der Analysephase werden Informationen gesammelt, bewertet und auf dieser Grundlage werden konkrete Aufgaben für die Digitalisierung abgeleitet. In der Regel ergeben sich bereits während dieser Phase enorme Hürden: Wie sollen die einzelnen Prozesse zusammengestellt werden? Welche Abläufe zusammen ergeben einen Prozess? Die Balance zwischen zu wenig Abläufen und zu vielen ist schwer zu finden. Da lohnt es sich in der Regel direkt ein externes Unternehmen zu beauftragen, die komplette Einführung des Social Intranets – und damit auch die Prozessanalyse, zu übernehmen. Diese Firmen bringen viel Erfahrung mit und sind routiniert in der Analyse der einzelnen Prozesse. Immerhin gibt es eine Vielzahl von Möglichkeiten, wie ein Prozess digital auf der neuen Plattform umgesetzt werden kann. Zu dieser Vielzahl an Möglichkeiten der Abbildung kommen eine genauso große Auswahl an möglichen Plattformen: von Coyo, Intrexx oder Share-Point ist tendenziell alles möglich. Alle Plattformen unterstützen die enormen Vorteile eines Social Intranets: die Kommunikation innerhalb des Unternehmens wird verbessert, es kommt zu einer Effektivitätssteigerung aufgrund von Arbeitsteilung im Sinne von Dokumenten-Sharing, die interne Kommunikation wird transparenter, die Flut an E-Mails kann reduziert werden und der Informationsfluss im Unternehmen wird deutlich verbessert. Natürlich gibt es noch viel mehr gute Gründe, ein Social Intranet einzuführen – aber wir wollten noch welche für die nächsten Teile der Reihe übrig lassen.

Bei all der Euphorie für die Veränderung im Unternehmen muss jedoch bedacht werden, dass es nicht immer sinnvoll ist einen Prozess zu digitalisieren. Manche Prozesse laufen offline bereits so optimiert ab, dass es den Ablauf des Prozesses an sich schwächen würde, wenn man ihn digitalisiert. Es sollten demnach nur die Prozesse für die neue Plattform ausgewählt werden, die durch die Digitalisierung erleichtert werden. Frameworks, wie etwa Cynefin können dabei helfen, einzelne Abläufe einzuordnen und zu entscheiden, ob der Prozess digital gestaltet werden soll oder nicht. Bedacht werden sollte auf jeden Fall immer: das neue Social Intranet soll eine Hilfe für die Mitarbeiter sein – keine Blockade.

Im nächsten Teil unserer Reihe geht es um die Stakeholderanalyse und warum diese so bedeutend ist. Wenn Sie wissen wollen, wie diese im Detail aussieht und was man dabei auf keinen Fall vergessen darf  – freuen Sie sich auf den nächsten Blogeintrag aus der Reihe “Vom Erfolg und Scheitern des Social Intranets”.

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