Vom Erfolg und Scheitern des Social Intranets – Teil 1

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Vom Erfolg und Scheitern des Social Intranets – Teil 1

Teil 1: Von der Idee zur Umsetzung – diese Schritte bringen Sie ans Ziel

Bei der Einführung Ihrer neuen Plattform ist die Freude groß. Oder besser gesagt: Sollte die Freude groß sein. Nicht immer gelingt es alle Mitarbeiter an Board zu holen. Oftmals liegt das an Fehlern bei der Konzeption des neuen Intranets. Worauf Sie bei der Konzeption achten sollten und wie Sie bereits vor der Einführung eine positive Grundstimmung gegenüber der neuen Plattform generieren können erfahren Sie in unserer neuen Rubrik: Vom Erfolg und Scheitern des Social Intranets. Als Auftakt dieser spannenden und vielseitigen Rubrik wollen wir heute erklären, welches Vorgehen auf dem Weg zum GO-Live den größtmöglichen Erfolg verspricht.

Zuerst muss eine genauere Analyse darüber erfolgen, welchen Zweck das Social Intranet erfolgen soll. Dabei geht es um die Definition und Auswahl derer Prozesse, die digitalisiert werden sollen. Welche Funktionen sollen durch die neue Plattform unterstützt werden und warum genau diese? Ziel sollte es sein, dass die Plattform die Arbeit erleichtert und effizienter gestalten kann.  Es gilt dabei zu berücksichtigen, dass keine Plattform Ihre Wünsche direkt vollständig abdecken kann. Deswegen ist es wichtig, dass Prioritäten richtig gesetzt werden. Gerade bei einer Ersteinführung ist es von Vorteil, wenn das Social Intranet zu Beginn nur einen klein an Prozessen abbildet – dafür aber die wichtigsten. Bei der Auswahl dieser Prozesse ist es wichtig, dass die einzelnen Fachbereiche des Unternehmens mit einbezogen werden. Diese können am besten einschätzen, was ihre Arbeit erleichtern würde.

Nach der Auswahl der abzubildenden Prozesse gilt es, sich Gedanken über den Aufbau der einzelnen Seiten zu machen. Besonders viel Beachtung sollte in diesem Schritt der Startseite gewidmet werden. Sie ist das Eintrittstor auf die neue Plattform und das Erste, was die Nutzer nach der Anmeldung sehen. Demnach sollte sie alle wichtigen Änderungen direkt anzeigen. Außerdem gilt es zu beachten, dass sie nicht überladen aussieht und sich die Nutzer direkt zurecht finden können. Eine gute Useability ermöglicht den Angestellten eine effiziente Arbeitsweise und das wiederum ist der Schlüssel zum Erfolg für eine hohe Nutzungsquote. Ebenfalls sollt man bei der Konzeption der Startseite bedenken, wie diese in mobiler Ansicht aussehen wird. Gegebenenfalls müssen dafür Änderungen vorgenommen werden.

Sobald die Startseite konfiguriert ist, sollte auch für die jeweiligen Unterseiten ein Konzept erarbeitet werden. Welche Seiten werden benötigt und sollten alle Seiten einheitlich aufgebaut sein? Das sind die Fragen, die es in dieser Phase zu klären gilt. Auch die Art der Kommunikation sollte bedacht werden: muss es Seiten geben, über die die klassische Top-Down-Kommunikation ablaufen soll oder dürfen Mitarbeiter selbst Seiten anlegen? Wenn diese Punkte berücksichtigt werden, dann kann in der nächsten Phase konstruktives Feedback eingeholt werden: es geht in die Politisierung.

Während der Pilotphase hat ein ausgewählter Kreis an Mitarbeitern die Möglichkeit, die neue Plattform noch vor dem Go-Live zu testen. Dabei sollten die Mitarbeiter mit Bedacht ausgewählt werden. Nützlich erweist es sich Mitarbeiter aufzunehmen, die dem Projekt gegenüber skeptisch eingestellt sind. Sie fühlen sich dann verstanden und ihre ersten Bedenken können direkt aus dem Weg geräumt werden. Das wichtigste in dieser Phase ist das Feedback, dass gegeben wird. Nehmen Sie dieses nicht nur zur Kenntnis sondern setzten sich kritisch damit auseinander und leiten Handlungen daraus ab. Alles, was Sie jetzt noch verbessern können sollten Sie auch verbessern. Dadurch können Sie den Nutzern beim Go-Live das bestmögliche Erlebnis bieten.

Damit sich möglichst viele Nutzer auf der Plattform registrieren ist es bedeutend, das Go-Live durch eine entsprechende Kommunikationsstrategie anzukündigen. Wichtig dabei ist es, dass die Mitarbeiter früh mit eingebunden werden und nicht am Ende vor vollendeten Tatsachen gestellt werden – denn dann ist Frust vorprogrammiert und die neue Plattform erhält nicht die Wertschätzung, die sie erhalten sollte. Es sollten während der gesamten Projektdauer immer wieder Anreize geschaffen werden, die Lust auf das neue Social Intranet machen. Dabei ist es egal, ob Screenshots veröffentlich werden oder kleine Filme mit Ausschnitten aus der Projektarbeit. Wichtig ist nur einen Spannungsbogen aufzubauen. Des Weiteren sollte niemals die Kraft von Mund-zu-Mund-Propaganda unterschätzt werden. Gerade die Mitarbeiter aus der Pilotphase können Ihren Kollegen eine Menge erzählen und somit die Vorfreude und auch die Spannung steigern. Das Ziel dabei ist es, eine positive Grundstimmung gegenüber der Plattform zu etablieren.

Damit sich die Plattform ab dem Zeitpunkt des Go-Lives direkt mit Leben füllt, sollte aus dem Go-Live ein Event gemacht werden um alle Mitarbeiter zu erreichen. Dabei ist es egal, ob ein ganzer Tag rund um die Plattform gestaltet wird oder nur ein Nachmittags mit anschließendem Abendprogramm. Wichtig ist auch hier, eine positive Grundstimmung zu erzeugen und die Plattform direkt mit etwas eindrucksvollem zu verbinden.

Nach dem Go-Live ist das Projekt noch nicht zu Ende. Ein Fehler, der oft gemacht wird: die Plattform wird sich selbst überlassen und schläft nach einiger Zeit ein. Um dem entgegen zu wirken ist es elementar, dass man regelmäßiges Feedback der Mitarbeiter einholt und dieses auch umsetzt. Dabei sollte aktiv auf die Anwender zugegangen werden, um Kommunikationsprobleme zu vermeiden. Um es mit den Worten von Schriftsteller Emil Oesch zu sagen: “Wichtige Dinge nur halb zu tun, ist nahezu wertlos; denn meistens ist es die andere Hälfte die zählt.” Deswegen sollte die Plattform auch nach Veröffentlichung gepflegt werden, damit die eingesetzten Ressourcen nicht verschwendet wurden.

Wenn wir Sie von einem Social Intranet überzeugen konnten, sollten Sie sich auf unseren nächsten Artikel der Reihe freuen: Darin erklären wir, wieso es so wichtig ist, die richtigen Prozesse zu digitalisieren!

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