Wie man im Home-Office trotzdem produktiv ist

Noch vor einigen Wochen hätte wohl niemand damit gerechnet, dass die Mehrheit der Deutschen ab sofort im Home-Office arbeiten wird. Für viele Menschen stellt das eine große Herausforderung dar – und zwar sowohl für Arbeitgeber als auch für Arbeitnehmer. Während sich Arbeitgeber überlegen müssen, wie sie nun mit ihren Mitarbeitern kommunizieren, welche Tools genutzt werden sollen und wie die Arbeit weitergeführt werden soll, stehen die Arbeitnehmer vor anderen Herausforderungen. Wie strukturiere ich mich richtig im Home-Office? Wie kann ich meine Aufgaben priorisieren? Und wie gehe ich mit Faktoren wie Kindern, Haustieren, Haushalt und dem eigenen Biorhythmus um?

Wir wollen euch heute 10 Tipps & Tricks für einen reibungslosen Ablauf im Home-Office an die Hand geben.

9 to 5 war gestern.

Wir haben nun die Gelegenheit unsere Arbeitsphasen an unseren Biorhythmus anzupassen. Das Problem dabei: Viele Angestellte wissen gar nicht mehr, wann die eigene Höchstleistung abgerufen werden kann, da der aktuelle Status Quo als Standard angesehen wird. Jetzt gibt es aber die Möglichkeit, verschiedene Modelle auszuprobieren. Morgens immer müde? Dann können die Arbeitsaufträge, die weniger Konzentration erfordern in den Morgenstunden abgearbeitet werden. Kreative Aufgaben oder Aufgaben, die ein hohes Maß an Konzentration benötigen können, dann nachmittags oder abends erledigt werden, um noch effektiver zu Arbeiten. Natürlich gilt dabei immer: Mit dem Vorgesetzten absprechen, manche Meetings lassen sich nicht verschieben!

Auch zu Hause muss es Pausen geben.

Vor dem Laptop frühstücken und mittags nur einen extragroßen Kaffee trinken. Das kennen wir alle, ist aber für unsere Struktur im Home-Office nicht förderlich. Lieber auf regelmäßige Pausenzeiten setzen. Diese sollten den Kollegen auch offen mitgeteilt werden, sodass Pause auch wirklich Pause bedeutet. Zu Hause gibt es ganz andere Möglichkeiten seine Pause zu gestalten: Powernap, endlich mal das aufwendigere Rezept ausprobieren oder eine große Runde mit dem Hund rausgehen. Der Kreativität sind dabei keine Grenzen gesetzt. Wenn Pausenzeiten direkt für mehrere Tage im Voraus geplant werden, schafft man sich nicht nur kleine Inseln, sondern auch eine gewisse Struktur, die einem durch den Tag hilft.

ToDo-Listen schreiben.

Eigentlich oldschool, aber um den Tag zu strukturieren unabdingbar: das Schreiben von ToDo-Listen. Dabei ist es auch egal, ob diese klassisch auf Zettel geschrieben oder mithilfe von Apps erstellt werden. Und das hat auch noch einen positiven Effekt auf unsere Psyche. Eine Studie des Psychologen Michael Scullin fand heraus, dass allein das Anfertigen von ToDo-Listen den Stress reduziert. Das menschliche Gehirn beschäftigt sich nämlich schier zwanghaft mit Vorgängen, die noch nicht abgeschlossen sind oder erst bevorstehen. Werden die anstehenden Aufgaben nun übersichtlich festgehalten, kann unser Gehirn abschalten und sich an den positiven Erlebnissen des Tages festhalten. Wichtig dabei: die Listen möglich präzise verfassen, sodass im Nachgang keine bösen Überraschungen auf einen warten.

Carpe diem!

Nirgendwo fühlt man sich in der Regel so wohl wie zu Hause. Warum also nicht die neugewonnene Zeit nutzen, um das eigene Leben zu erweitern. Pendelt die Mehrheit der Deutschen ca. 31-60Minutenzur Arbeit, so fällt diese Zeit beim Home-Office weg. Je nach Biorhythmus kann man diese Zeit entweder schon zum Arbeiten nutzen und eher Feierabend machen, oder aber Dinge erledigen, die man schon immer etablieren wollte, aber nie die Zeit gefunden hat. Wie wäre es beispielsweise mit einer halben Stunde Yoga am Morgen, um entspannt in die Arbeit zu starten? Oder mit einem ausgiebigen Spaziergang an der frischen Luft, um die Gedanken für den Tag zu ordnen? Der Kreativität sind keine Grenzen gesetzt.

Die Kollegen nicht vergessen.

Für viele ist das Arbeiten im Home-Office die ersten Tage noch spannend und neu. Doch nach einigen Tagen merkt man, dass einem die Kolleginnen und Kollegen doch fehlen. Der tägliche Austausch, der gemeinsame Kaffee oder das zufällige Treffen in der Teeküche fallen weg. Um die komplette Isolation zu verhindern, gibt es eine Vielzahl an Tools, die genutzt werden können, um auch aus dem Home-Office heraus mit den Kolleginnen und Kollegen in Kontakt zu bleiben. So kann dank Zoom oder Skype beispielsweise der morgendliche Kaffee per Videocall zusammen getrunken werden. Social Intrantes wie Coyo, Intrexx oder Linchpin können dazu beitragen, dass auch während längerer Home-Office Phasen alle Mitarbeiter die wichtigsten Unternehmensnews bekommen und sich weiterhin transparent und effizient austauschen können.

Kleider machen Leute.

Wir geben es zu, während des Home-Offices den ganzen Tag im Pyjama vor dem Computer sitzen klingt verlockend. Doch der Haken dabei: Es lädt dann doch eher dazu ein, die Pausen ausgedehnter zu machen und so richtig in Schwung kommt man ohne die morgendliche Routine auch nicht. Deswegen sollte auch im Home-Office auf ein passendes Äußeres geachtet werden. Natürlich muss es kein Anzug oder Kostüm sein und auch Make-Up ist keine Pflicht. Aber Jeans und ein Pullover vermitteln einem selbst direkt das Gefühl, dass jetzt Arbeitszeit folgt und diese auch genutzt werden sollte.

Home-Office braucht den passenden Raum.

Ob am Esstisch oder im Hauseigenen Arbeitsplatz, beim Home-Office gibt es keine festen Regeln, was den Arbeitsplatz angeht. Doch sollte man sich selbst Regeln und Räume dafür schaffen. So kann beispielsweise vormittags am Schreibtisch gesessen und nachmittags an den Esstisch gewechselt werden. Das ermöglicht auch Paaren sich mit dem komfortableren Arbeitsplatz am Schreibtisch abzuwechseln. Aber egal ob Sofa, Schreibtisch oder Küchentisch, einige Dinge sollten stets beachtet werden: Alle Arbeitsmaterialien sollten griffbereit sein, Störungen sollten ausgeblendet werden, benötigte Getränke und Snacks sollten bereitstehen und natürlich sollten auch alle benötigten Arbeitsgeräte am Platz sein.

The person you have called is temporally not available!

Für die meisten Menschen ist dies der herausforderndste Part am Home-Office: Handy aus. Das gilt natürlich nicht für Diensthandys, oder wenn man über sein Handy für den Arbeitgeber erreichbar sein muss. Aber auch dann sollten klare Regelungen getroffen werden. Es können beispielsweise feste Zeiten für Telefonate vereinbart werden. In der Zwischenzeit liegt das Handy in einem anderen Raum. Apps wie Instagram oder Facebook werden für die Arbeitszeit vom Home-Screen gelöscht, um keine Ablenkung zu haben. Auch Familienmitgliedern und Freunden können diese Regelungen mitgeteilt werden, um störungsfrei arbeiten zu können.

Familienregelungen treffen.

Home-Office heißt oftmals auch arbeiten, wenn die Familie zu Hause ist. Gerade dafür braucht es klare Grenzen. Wann dürfen die Kinder stören, wann nicht. Wer passt wann auf den Nachwuchs auf und wie beschäftige ich die Kinder während meiner Arbeitszeit? Um diese Fragen zu klären bietet es sich an, zu Beginn des Tages eine Art Stundenplan zu erstellen, in dem die ganze Familie die fixen Zeiten eintragen kann. Dadurch kann jeder jederzeit sehen, wer gerade woran sitzt und wer gerade konzentriert arbeiten muss. Gerade Kindern fällt es so leichter zu verstehen, dass Mama & Papa aktuell keine Zeit zum Spielen haben, sondern arbeiten müssen. Trello kann beispielsweise genutzt werden, um so einen Tagesablauf zu generieren.
Deadlines setzen und Abstimmungen treffen.

Zu Hause sollten Aufgaben ebenso effizient und zielgerichtet erledigt werden wie im Büro. Es empfiehlt sich, feste Deadlines zu setzen, um das Ziel nicht aus den Augen zu verlieren. Im besten Fall werden diese Zielvorgaben gemeinsam mit den Kollegen erarbeitet, damit jeder weiß, was seine eigenen und was die Aufgaben der anderen sind. Das kann beispielsweise in einer wöchentlichen Telefon,- oder Videokonferenz oder auf Online-Plattformen wie miro passieren. Darüber hinaus sollte der Kontakt zu den Kollegen aufrechterhalten werden, um sich auch im Home-Office gegenseitig unterstützen zu können. Wenn das vereinbarte Ziel erreicht ist, darf es auch mal eine Belohnung sein. Beispielsweise das Kochen eines neuen Rezepts in der Mittagspause oder eine Folge der Lieblingsserie auf Netflix nach Feierabend.

Letztendlich gilt: Jeder muss die für ihn beste Variante des Home-Offices wählen und sich auch weiterhin an die Absprachen mit den Kollegen und dem Arbeitgeber orientieren. Dennoch können dank Home-Office eine ganz neue Produktivität und ein ganz neuer Tagesablauf geschaffen werden, denn man für die Optimierung seines Berufs, aber auch Privatlebens nutzen kann.